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Privacy Policy

Effective Date : 2018-09-01

** Provided to assist with the management of online shopping malls, this sample template may require amendments depending on the type of business. Before applying the following content to your shopping mall, check the management details of your mall and use and apply with discretion. **

Vapalux Co., Ltd. (herein after referred to as “the Company”) regards the privacy of users as highly important and complies with all regulations concerning the “Act on Protection of Information and Promotion of Utilization of Information and Communications Network.”
By stating its privacy policy as shown below, the Company hereby informs users of the purpose and use of personal information provided by the user to the Company, and the measures taken for the protection of their personal information.

■ Personal information collected and the means of collection
A. Information we collect
• The Company collects the following data for the purpose of membership sign-ups, consultations, and service applications.
o When signing up for membership: Name, birthday, gender, ID, password, home phone number, mobile number, e-mail, legal representative information for subscribers under the age of 14.
o When applying for services: Address, payment information
• Information collected through use of online services or the processing process: use record, access log, cookies, connecting IP information, payment record, unruly use, and others.

B. Means of collecting personal information
• Personal information is collected through the website, letter, message boards, e-mail, event entries, delivery request forms, phone, fax, and generated data collection tool.

■ Purpose of collection and use of personal information
The Company collects personal information for the following purposes and use.
• Provision of services obligated by fulfillment of contract and the payment that follows
Supply content, purchase and payment, delivery of goods, billing statements and others, user verifications for financial transactions and financial services.
• Member management
Identify user to access members-only services, verify user, prevent unauthorized use, check membership subscription, validate age, confirm consent/agreement from legal representative for users under the age of 14, handle complaints and civil affairs, and deliver notices.
• Marketing and promotional use
Delivery of events and unsolicited advertisements; gain a statistical understanding of the members’ frequency of access to and use of site.

■ Period of possession and utilization of personal information
As a general rule, once the personal data has fulfilled the purposes for which they were collected, they are to be immediately discarded. Except for the following that will be retained for certain periods for reasons noted below.

A. Information held according to the Company’s internal policies
Even when a member has canceled his/her membership, the member’s personal information may be retained for 00 years from the date of cancelation in order to resolve future disputes, to cooperate with the requests of law enforcement agencies, and to prevent the recurrence of fraudulent uses by unruly members.

B. Grounds for holding personal information according to applicable statutes
If retention of personal information is deemed necessary to operate in accordance to the provisions of relevant laws and regulations, including the Act on Consumer Protection in Electronic Commerce, then they will be held in possession by the Company for a certain period of time set by the relevant laws as noted below.
• Records related to contracts or withdrawal of subscription:
o Purpose of possession: Act on Consumer Protection in Electronic Commerce
o Possession period: 5 years
• Records related to payment and supply of goods
o Purpose of possession: Act on Consumer Protection in Electronic Commerce
o Possession period: 5 years
• Records related to consumer complaints or dispute settlement
o Purpose of possession: Act on Consumer Protection in Electronic Commerce
o Possession period: 3 years
• Records of log
o Purpose of possession: Protection of Communications Secrets Act
o Possession period: 3 months

■ Procedures and methods of discarding personal information
As a general rule, once the personal data has fulfilled the purposes for which they were collected, they are immediately discarded. The procedure and method to discard is detailed below.
• Discarding procedure
Following the cause for information protection according to the internal policies or related statutes, once the personal data has fulfilled the purposes they will be transferred to a separate database(DB) (or filed separately in a folder if in paper form), then it will be discarded after a certain period of time. Personal information that is transferred to a separate DB will not be used for any other purposes except in the case of the law. 
• Discarding method
Use technical method to stop reproduction of personal information saved in electronic form.
■ Disclosing personal information
As a general rule, the Company shall not disclose user’s personal information to any external party except for the cases below. 
• Prior consent from user
• Following the legislation rule or when law enforcement agencies require such information for investigative purposes during the process as prescribed by the law.

■ Consignment of collected personal information
For the provision of services, the Company consigns collected personal information to specialized companies detailed below.
• Consignee: [Name of delivery company]
• Details of consignment: [Delivery company’s consignment details]

• Consignee: [Name of payment gateway provider]
• Details of consignment: [Payment gateway provider’s consignment details]
■ The rights of users and legal representatives and methods of exercising those rights
• The user may view or edit his/her personal information and request to terminate membership at any time.
• To view or edit a user’s personal information, click on ‘Edit Personal Information’ (or ‘Edit Member Information’) and to cancel subscription (terminate membership) click on ‘Terminate Membership.’ Upon clicking, you’ll be directed to an identification process before you can directly access, correct, or cancel membership.
• User may contact the chief privacy officer by letter, telephone or email, and necessary actions will be taken.
• Should a user request corrections on errors of personal information, the Company shall not use or provide any personal information until a correction is made. In addition, if the wrong personal information has already been provided to a third party, the Company shall immediately notify them so that a proper correction can be made.
• If personal information is canceled or deleted upon request of user, the Company will comply with the terms specified under “Period of possession and utilization of personal information,” and prohibit disclosure or use for any other purposes.

■ Install, manage and deny operation of device for automatic collection of personal information
The Company uses ‘cookies’ that frequently save and retrieve your information. A cookie is a very small text file that the server, used to operate the Company’s website, sends to your browser. The file is saved in the hard disk of your computer.
The Company uses cookies for the following purposes:
• Use and purpose of cookies
o To analyze the frequencies of a member and non-member’s visit, understand user’s preferences and interests and track user’s footprints, and carry out target marketing and provide customized service by checking level of participation in various events and number of visits.
o You have the right of choice in regards to the installation of cookies. Accordingly, you may allow all cookies by modifying your cookie settings, go through a confirmation process whenever a cookie is saved, or refuse to have all cookies saved.
• Settings to reject establishment of cookies
o To reject establishment of cookies, select options on your web browser and change your settings to allow all cookies, go through a verification process before saving cookies, or reject to save all cookies.
o Example (For Internet Explorer)
- Go to ‘Tools’ located on the top of Web Browser > Internet Options > Privacy
o However, there may be certain difficulties in using the services if you reject the installment of cookies.

■ Civil services with respect to personal information
To protect your personal information and deal with complaints related to personal information, the Company has appointed the following department and chief privacy officer.
• Principal Privacy Officer
Phone Number:

• Chief Privacy Officer
Phone Number:

• You may report all complaints related to privacy protection, in using the Company’s service, to the chief privacy officer or the department in charge.
• The Company shall provide prompt and sufficient answers to your report.
• For further consultation or report on other privacy infringements, contact the following the following agencies.
o Privacy Rights Violation Complaint Center ( / 118)
o Cybercrime Investigation Department, Supreme Prosecutor’s Office ( / 02-3480-2000)
o Cyber Bureau, National Police Agency ( 182)

■ Duty to notify
The Company shall notify users of any changes to this privacy policy through the website (or through individual notifications). 
• This privacy policy will be enforced starting 1st, Sepetember 2018.

** 本書式は、通信販売サイトの運営に役立つサンプルとして提供されたものであり、各サイトの運営方針によって修正が必要となります。通信販売サイトに適用する前、運営事項等をご確認の上、内容を適切に反映してご使用くさい。**

VAPALUX (以下「会社」といいます。)は、会員様の個人情報を重要視し「情報通信網利用促進及び情報保護」に関する法律を遵守しております。

■ 収集する個人情報の項目及び収集方法
イ. 収集する個人情報の項目
o 会社は、会員登録、相談、サービス申請などのために以下のような個人情報を収集しています。
- 会員登録時 : 氏名、生年月日、性別、ログインID、パスワード、自宅の電話番号、携帯番号、
- サービス申請時 : 住所、決済情報

o サービス利用過程や事業処理過程においてサービス利用記録、接続ログ、クッキー、接続IP情報、決済記録、不良利用記録が生成され、収集されることがあります。

ロ. 収集方法
- ホームページ、書面様式、掲示板、メールアドレス、イベント応募、配送要請、電話、ファックス、生成情報の収集ツールによる収集

■ 個人情報の収集及び利用目的
o サービス提供に関する契約履行及びサービス提供による料金精算
o 会員管理
o マーケティング及び広告に活用

■ 個人情報の保有及び利用期間


o 契約または請約撤回などに関する記録
-保存理由 : 電子商取引における消費者保護に関する法律
-保存期間 : 5年
o 代金決済および財貨などの供給に関する記録
-保存理由: 電子商取引などにおける消費者保護に関する法律
-保存期間 : 5年
o 消費者の苦情または紛争処理に関する記録
-保存理由 : 電子商取引などにおける消費者保護に関する法律
-保存期間 : 3年
o ログ記録
-保存理由: 通信秘密保護法
-保存期間 : 3ヶ月

■ 個人情報の破棄手続き及び方法
o 破棄手続
会員様が会員登録などのために入力した情報は、目的を達成した後、別途のデータベースに移され(紙の場合は別途の書類箱)内部方針及びその他関連法令に基づく情報保護事由により(保有及び利用期間参照) 一定期間保存した後に破棄します。
o 破棄方法

■ 個人情報提供
o 利用者の事前の同意を得た場合
o 法令の規定に基づく場合、もしくは捜査の目的で法令で定めた手続きや方法により捜査機関からの要求があった場合

■ 収集した個人情報の委託
o 委託対象者 : [宅配業社 社名]
o 委託業務の内容 : [宅配業社 委託内容]

o 委託対象者 : [PG社 社名]
o 委託業務の内容 : [PG社 委託内容]

■ 利用者及び法定代理人の権利とその行使方法
o 利用者はいつでも登録された自分の個人情報を閲覧・変更したり、会員解約を要請することができます。
o 利用者の個人情報閲覧及び変更のためには「個人情報変更」(または「会員情報修正」など)を、会員解約(同意撤回)のためには「会員退会」をクリックし、本人確認手続きを行った上、直接閲覧、訂正または退会することができます。
o もしくは、個人情報管理責任者に書面、電話または電子メールでご連絡いただければ、直ちに措置致します。
o 会員様が個人情報の誤りに対する訂正を要請する場合は、訂正が完了するまで該当個人情報を利用または提供しません。また、誤った個人情報を第三者に既に提供した場合は、訂正結果を第三者に直ちに通知し、訂正が行われるようにします。
o 会社は利用者の要請によって解約または削除した個人情報は「会社が収集する個人情報の保有及び利用期間」に明示されたとおりに処理し、その他の用途で閲覧または利用できないようにしております。

■ 個人情報自動収集装置の設置、運営及びその拒否に関する事項
会社は、会員様の情報を随時保存し、呼び込む「クッキー(cookie)」などを運用します。クッキーとは、 Web サイトを運営するにおいて用いられるサーバーが会員様のブラウザーに送信する少量の情報で、会員様のコンピューターのハードディスクに保存されます。
o クッキーなどの使用目的
1. 会員や非会員の接続頻度や訪問時間帯などを分析、利用者の好みや興味分野、各種イベントの参加頻度、訪問回数などの利用状況を把握し、利用者に最適なサービスを提供することができます。
2. 会員様はクッキー設置に対する選択権を有します。ご使用のWebブラウザーでオプションを選択することにより、全てのクッキーの受け入れを許可したり、保存する度に確認を経たり、全てのクッキーの保存を拒否するように設定することもできます。
o クッキー設定拒否方法
1. クッキー設定を拒否する方法としては、会員様のご使用のWebブラウザーでオプションを選択することにより、全てのクッキーの受け入れを許可したり、保存する度に確認を経たり、全てのクッキーの保存を拒否するように設定することもできます。
2. 設定方法の例(インターネットエクスプローラーの場合) : 画面上段のメニューから「ツール」 > 「インターネットオプション」 > 「プライバシー」
3. 但し、会員様がクッキーの保存を拒否した場合、一部のサービスがご利用できなくなる場合がございます。

■ 個人情報に関する相談サービス
会社は顧客の個人情報を保護し、個人情報と関連する苦情を処理するため、以下のように関連部署および 個人情報管理責任者を指定しております。
o 個人情報管理担当者
氏名 : OOO
所属 : OOO
電話番号 : OO-OOO-OOOO
メールアドレス :

o 個人情報管理責任者
氏名 : OOO
所属 : OOO
電話番号 : OO-OOO-OOOO
メールアドレス :

o 会員様が会社のサービスをご利用する際に発生する全ての個人情報保護関連の相談につきましては個人情報管理責任者もしくは担当部署に申告することができます。
o 会社は、利用者の申告事項に対して迅速かつ誠実に対応致します。
o その他個人情報侵害に対する申告や相談が必要な場合は、以下の機関までお問合せください。
個人情報侵害申告センター ( / 国番なしで118)
大検察庁サイバー犯罪捜査団 ( / 02-3480-2000)
警察庁サイバー安全局 ( 国番なしで182)

■ 告示の義務
ο 本方針は、 2018年 09 月 01日より施行されます。

** 为了给您在运营网店时提供帮助,我们制定了个人信息保护方针样本供您参考。请您务必根据网店经营的形式及事项,修改此样本的内容后使用。**



■ 个人信息收集内容及收集方法
¡ 公司为了提供注册会员,商品咨询及商城服务而收集以下个人信息。
- 注册会员时: 姓名,出生日期,性别,用户登录ID, 密码,座机号,手机号,邮箱地址,未满14岁用户的法定代理人信息。
- 服务申请时: 地址,支付信息。

¡ 在享受服务及处理过程中产生的使用记录,访问信息,cookie, 访问IP,支付信息,不良使用记录等也将被收集。

       - 网站,书面形式,公告板,电子邮箱,促销活动,要求配送,电话,传真及个人信息自动收集软件。

■ 个人信息收集及使用目的

¡ 履行协议服务及提供服务时所产生的费用清算

¡ 会员管理

¡ 在营销及广告上使用

■ 个人信息的持有及使用期限





¡ 关于协议及撤销订单的记录
- 保存理由:电子商务消费者保护相关法律
- 保存期限:5年
¡ 关于费用支付及商品提供的记录
- 保存理由:电子商务消费者保护相关法律
- 保存期限:5年
¡ 关于消费者不满及纠纷处理的记录
- 保存理由:电子商务消费者保护相关法律
- 保存期限:3年
¡ 访问记录
- 保存理由:通信秘密保护法
- 保存期限:3个月

■ 个人信息销毁程序及方法

¡ 销毁程序

¡ 销毁方法

■ 个人信息提供
¡ 已经征得用户事先同意时
¡ 执法机构以执法为目的,根据法律规定的程序与方法要求个人信息时。

■ 个人信息处理的委托
¡ 委托对象:[快递公司名称]
¡ 委托业务内容: [委托快递公司的内容]

¡ 委托对象:[PG公司名称]
¡ 委托业务内容: [委托PG公司的内容]

■ 用户及法定代理人的权利及其履行方法
¡ 用户可以随时查看及修改自己的个人信息,提出注销会员等要求。
¡ 用户可以在“个人信息修改”(或“会员信息修改”)页面查看及修改自己的个人信息。也可以点击“注销会员”后通过本人确认程序进行注销会员操作。
¡ 或以书面,电话及电子邮件形式联系个人信息管理负责人进行处理。
¡ 用户要求修改其错误的个人信息期间,公司将不会使用及把信息提供给第三方。若公司已经把错误的信息提供给了第三方,公司将会立即通知第三方立刻修改错误的信息。
¡ 根据用户的要求而解除及删除的个人信息,仅根据明示在“个人信息的储存及使用期限”的内容进行处理,不会因其他的用途阅览及使用。

■ 个人信息自动收集软件的安装,运行及其拒绝相关事项


¡ Cookie等使用目的
1. Cookie通过分析会员和非会员的访问频度及访问时间,了解及自行追踪用户的兴趣和感兴趣的领域,掌握促销活动的参与度及访问次数来分析目标市场,提供个性化服务。
2. 用户有安装cookie的选择权。因此,用户可以通过修改浏览器设置来允许使用cookie,每次cookie保存文件时显示提示窗口或拒绝所有cookie保存文件的请求等。

¡ 拒绝使用cookie的设置方法
1. 用户可以在浏览器的设置页面对cookie进行设置。例如允许所有cookie的访问, 每次cookie保存文件时显示提示窗口或拒绝所有cookie保存文件的请求等相关设置。
2. 设置方法(以微软Internet Explorer为例):点击浏览器上方的工具 > Internet选项 > 隐私页。
3. 用户禁用cookie,网站提供的部分服务将不能使用。

■ 关于个人信息的民事服务
¡ 个人信息管理负责人
电话号码: OO-OO-OOOO

¡ 个人信息管理责任人
电话号码: OO-OO-OOOO

¡ 用户使用公司服务时发生的个人信息保护相关民事,可向个人信息管理责任人及相关部门进行投诉。
¡ 公司将切实并尽快处理用户提出的投诉,并对此进行答复。
¡ 其他关于侵犯个人信息保护的投诉和商谈可以联系以下部门。
侵犯个人信息投诉中心 ( / 不加国家区号,请直接拨打118)
大监察厅网络犯罪搜查团 ( / 02-3480-2000)
警察厅网络安全局 ( 不加国家区号,请直接拨打 182)

■ 告知的义务
¡ 本方针将于2018年O9月O1日开始实施

  • PHONE +82 (0)32 329 5210
    WEEKLY 10:00 - 17:00
    LUNCH 12:00 - 13:00
  • COMPANY Vapalux Co., Ltd.
    PHONE +82 (0)32 329 5210
    ADDRESS 303-207, Bucheon Techno Park, #345, Seokcheon-ro, Ojeong-gu, Bucheon-si Gyeonggi-do 14501 Korea